Optochtregelement Carnavalsoptocht Apestad

Print/download versie (PDF)
WA verklaring downloaden

Inschrijven van deelnemers aan de optocht

  1. Inschrijfformulier wordt beschikbaar gesteld rond 11e van de 11e op www.koij.com. Deelnemers waarvan de organisatie over een email beschikt worden hier per email over geïnformeerd.
  2. Deelnemers waarvan de organisatie niet over een emailadres beschikt kunnen zich aanmelden voor deelname door het inschrijfformulier op koij.com in te vullen en na ondertekenen aan de K.O.IJ. te versturen
  3. Je kunt het inschrijfformulier ook ophalen bij de secretaris van K.O.IJ. na de 11e van de 11e.
  4. Het inschrijfformulier dien je online in te vullen of volledig ingevuld en ondertekend mailen aan
    secretariaat@koij.com
  5. Het inschrijfgeld bedraagt 3 euro 50 per deelnemende persoon en dient via een online betaalverzoek
    (alleen contante betaling wanneer het formulier uitgeprint wordt ingeleverd) te worden betaald. Wanneer het inschrijfgeld niet op tijd is ontvangen, dan behoud de KOIJ zich het recht voor om je deelname aan de optocht te weigeren.
  6. Uiterste inschrijfdatum is 7 februari 2026 18:00 uur
  7. Inschrijvingen na deze datum worden niet meegenomen in de officiële optochtindeling. Je kunt dan niet deelnemen aan de Grote Optocht van Apestad.
  8. Er worden maximaal 50 startnummers uitgedeeld. Wanneer dit aantal is bereikt, dan wordt je inschrijving
    geweigerd en kun je NIET deelnemen aan de optocht.
  9. Door ondertekening en inschrijving voor de optocht verklaar je op de hoogte te zijn van dit reglement en het gestelde op het inschrijfformulier
  10. Door ondertekening en inschrijving voor de optocht verklaar je akkoord te zijn met het gestelde op het inschrijfformulier en de optochtreglementen.
  11. Over zaken, waarin dit reglement niet voorziet, neemt de organisatie ter plaatse een beslissing.
  12. Over beslissingen die door de organisatie ter plaatse worden genomen kan niet worden gediscussieerd.
 

Aanvang van de optocht

  1. Aanvang opstellen van de optocht is om 11:00 uur op de Ruimtevaartbaan.
  2. U dient zich uiterlijk om 11:30 uur aan te melden bij de door K.O.IJ. aangewezen optochtbegeleiders.
  3. De optocht start om 12:30 uur.
  4. U dient de Ruimtevaartbaan in te rijden vanaf de Televisiebaan (voor de optocht is dit het begin van de Ruimtevaartbaan).
  5. Aan het begin van de Ruimtevaartbaan kunt u zich aanmelden bij de bovengenoemde optochtbegeleiders (zie punt 2b).
  6. Deze optochtbegeleiders controleren uw WA-verklaring, brandblusser(s), aggregaat, technische en algehele staat e.d. en zijn bevoegd zo nodig uw deelname te weigeren
  7. Aan het begin van de Ruimtevaartbaan wordt van de bestuurders van trekkende voertuigen een verplichte blaastest (alcohol) afgenomen. Bij weigering wordt de chauffeur deelname aan de Optocht ontzegt en dient u zelf tijdig voor een vervanger te zorgen.

Opstelplaats en startnummers optochtdeelnemers

  1. Van de optochtbegeleiders krijgt u uw startnummer.
  2. Dit startnummer dient u duidelijk leesbaar mee te voeren aan de linkerzijde van de wagen of groep.
  3. U dient zich op te stellen op de door K.O.IJ. genummerde plaats die door bordjes op de stoep zijn aangegeven. Het nummer correspondeert met uw startnummer.
  4. Opstellen zoveel mogelijk aan de rechterzijde van de Ruimtevaartbaan, zodat andere deelnummers nog kunnen passeren (wanneer nodig).
  5. In de optocht rijdt c.q. loopt u mee onder dit startnummer. Zonder startnummer mag u zich niet bevinden in de optocht.

Vaststellen en bekendmaken van de route

  1. De vernieuwde route van de optocht vind je hier.
  2. Optocht wordt ontbonden op de Touwlaan t.h.v. de parkeerplaats van de school de Minstreel. Na het passeren van de kruising Touwlaan/Eiteren is het niet meer toegestaan om personen op de praalwagens te hebben m.u.v. de chauffeur(s). Hierop wordt door de politie streng gecontroleerd, het meevoeren van personen leidt onherroepelijk tot een proces verbaal door de politie en een officiële waarschuwing door de K.O.IJ.
  3. Op het Kasteelpark zal de uitslag bekend worden gemaakt

Afmetingen van de wagen

  1. De maten van deelnemende wagens zijn:
    Maximale breedte: 2,80 meter
    Maximale lengte, exclusief trekkerdeel: 8 meter
    Maximale hoogte, gemeten vanaf wegdek: 4 meter
  2. Deze maximale afmetingen zijn inclusief de meest uitstekende delen van de wagen
  3. Je dient je aan deze afmetingen strikt te houden. Na de controle door de optochtbegeleiders is het NIET toegestaan nog aanpassingen en/of veranderingen aan je deelname te doen
  4. Bij het overschrijden van deze afmetingen wordt je deelname aan de optocht geweigerd
  5. Op je wagen dient een reling van 1,20 m. geplaatst te zijn en een valbeveiliging om te voorkomen dat kinderen er tussendoor kunnen vallen.
  6. Op ieder gemotoriseerd voertuig dient een goedgekeurde brandblusser aanwezig te zijn.
    Als er geen brandblusser aanwezig is (hier wordt op gecontroleerd), dient er verplicht een gehuurd te worden, de kosten hiervoor zijn 25,00 euro.
  7. Als er geen brandblusser aanwezig is (hier wordt op gecontroleerd), dient er verplicht een gehuurd te worden à € 25,00. Deze dient uiterlijk 5 dagen na de optocht ongebruikt weer ingeleverd te worden bij Sjef Epping aan de Kerkstraat 9 te IJsselstein. Zo niet, wordt er €100,00 in rekening gebracht.

Verzekering en aansprakelijkheid

  1. Iedereen die aan de optocht deelneemt, dient zelf verzekerd te zijn tegen wettelijke aansprakelijkheid.
  2. Eenieder, die plaatsneemt op een carnavalswagen (d.w.z. aanhangwagen, (praal)wagen o.i.d.), dient tegen ongevallen verzekerd te zijn
  3. Een meerijdend gemotoriseerd voertuig dient op de dag van de optocht minimaal W.A. verzekerd te zijn
  4. De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enig letsel aan personen of schade c.q. beschadiging aan of vermissing van goederen, ontstaan tijdens de optocht, al dan niet veroorzaakt door of overkomen aan (één van de) deelnemers.
 

Veiligheid tijdens trekken van de optocht

  1. Houd rekening met de hoogte van uw wagen in verband met de spanningskabel boven de trambaan. Overschrijding hiervan kan levensgevaarlijke situaties met zich meebrengen.
  2. Houd rekening met de breedte van je wagen in verband met de breedte van de straten, passeren van bollards/verkeerszuilen en de drukte in de binnenstad
  3. Houd rekening met de lengte van je wagen. Te lange wagens komen onherroepelijk in de problemen bij verschillende bochten in de binnenstad
  4. Vanaf de oploop van de Overtoom dienen alle praalwagens aan beide kanten te worden begeleidt door personen die van de wagens af komen. Na het passeren van de Kloosterstraat kunnen de begeleiders weer op de wagen plaats nemen. Ons dringende advies is om de gehele optocht begeleiders langs de wagens mee te laten lopen
  5. Het materiaal en/of de voertuigen waarmee wordt deelgenomen dient in goede staat te zijn
  6. Het is niet toegestaan de optocht op te houden. Gelieve het tempo van je voorganger(s) te volgen om te voorkomen dat er grote tussenruimten in de optocht ontstaan. Vooral in de Benschopperstraat, Molenstraat, Schuttersgracht, Weidstraat, Kloosterstraat en Touwlaan mogen de tussenruimten niet groter worden dan 10 meter. Het is toegestaan acts op te voeren, maar mag niet leiden tot oponthoud van de optocht
  7. De organisatie houdt zich het recht voor om deelnemers die aanstootgevend zijn, in welke andere vorm dan ook, niet toe te laten tot de optocht of direct uit de optocht te verwijderen.
  8. Levende dieren zijn in de optocht niet toegestaan.

Confetti, strooigoed en stickers

  1. Het is toegestaan in lichte mate te werken met serpentines en confetti, echter pas na het passeren van de Benschopperpoort
  2. Het is verboden hiermee de bomen langs de route te “versieren”
  3. Het gebruik van confettikanonnen is pertinent verboden
  4. Confetti alleen in papiervorm en milieuvriendelijk is toegestaan. Dus geen reclamemateriaal, geplastificeerde materialen, hout, popcorn, enz.
  5. Het is niet toegestaan om stickers te plakken in openbare ruimtes, voorzieningen of op eigendommen van derden, zoals bijvoorbeeld (maar niet alleen) verkeersborden, lantaarnpalen, verkeerslichten, bushaltes, spoorwegovergangen, portieken, deuren/ramen, overige nutsvoorzieningen en dergelijke
  6. Het overtreden van deze voorschriften brengt het voortbestaan van de optocht in gevaar
  7. Bij overtreding worden de schoonmaakkosten op je verhaald (mogelijk à  1.500,00 euro)
  8. Bezorg de toeschouwers geen ongemak of gevaar bijvoorbeeld door sproeien met water, schuimkanonnen, serpentines of bovenmatig gebruik van rook/nevel, te harde muziek enz
  9. Het is toegestaan etens- en snoepwaren uit te delen. In verband met de veiligheid van de toeschouwers is het niet toegestaan te strooien met etens- en snoepwaren.
 

Muziek en geluidsniveau

  1. Door de deelnemers zelf meegevoerd geluid, bijvoorbeeld eigen boerenkapel, muziekinstallatie, enz. dient bij de organisatie vooraf gemeld te worden i.v.m. de indeling van de optocht
  2. Het geluidsniveau dient niet hinderlijk te zijn voor het publiek en overige deelnemers (80-85dB)
  3. Luidsprekers dienen naar binnen gericht te zijn
  4. Er dient uitsluitend carnavalsmuziek geproduceerd te worden. Andere muziekstijlen leidt tot puntenaftrek in de jurering
  5. Het geluidsniveau wordt door de organisatie beoordeeld en gemeten. Wanneer de geluidsnorm wordt overschreden, dan word je hier op aangesproken door de organisatie en dien je het geluidsniveau aan te passen.

Gebruik van alcohol (NIX18)

  1. Landelijke wet- en regelgeving op het gebruik van alcohol is onverminderd van toepassing.
  2. Het in ruime mate nuttigen van alcohol is verboden. Maximaal vier zwak-alcoholische consumpties per deelnemer boven de 18 jaar zijn toegestaan.
  3. Het is personen onder de 18 jaar niet toegestaan om alcoholische dranken te nuttigen tijdens deelname aan de optocht.
  4. Het is ook chauffeurs verboden alcohol te gebruiken, op de route kan hierop worden gecontroleerd.
  5. Drankgebruik dient beperkt te zijn en op gecamoufleerd te worden. Het gebruik van glaswerk in de optocht is ten strengste verboden en wordt verwijderd.
  6. Deelnemers aan de optocht in kennelijke staat van dronkenschap kunnen door de organisatie gevraagd worden de optocht te verlaten.
  7. Bij niet navolgen van deze regels zullen in samenwerking met de politie sancties volgen. 

Reclame, handel en collecte

  1. Het meevoeren van reclame tijdens de optocht is toegestaan, mits voldaan wordt aan de verhouding 70% carnavalesk en maximaal 30% reclame.
  2. Bij twijfel aan de hoeveelheid reclame beslist de organisatie.
  3. Overleg hierover is altijd mogelijk.
  4. Voor het meevoeren van reclame wordt een vergoeding gevraagd van € 400,00 per inschrijving ter sponsoring van de optocht. Dit dient ter plaatste te worden voldaan aan de penningmeester.
  5. Indien hier niet aan wordt voldaan, kan de organisatie verwijdering van de reclame eisen of de deelname weigeren.
  6. Inzamelen van collecte wordt alleen gedaan door het K.O.IJ.-Gilde, zij zijn herkenbaar aan hun logo, wagen en kleding. 

Officiële waarschuwing en protest

  1. Alle deelnemers aan de optocht volgen de aanwijzingen van de organisatie K.O.IJ., optochtbegeleiders, verkeersregelaars, BOA’s, politie, ambulancepersoneel, EHBO-ers of brandweer direct op.
  2. Niet nakomen van de optochtregelementen of het niet opvolgen van aanwijzingen zoals aangegeven onder 12a leidt tot een officiële waarschuwing
  3. Deze officiële waarschuwing kan u al tijdens de Optocht mondeling worden meegedeeld, en zal altijd ook schriftelijk (binnen 15 dagen) aan u worden kenbaar gemaakt.
  4. Bij grove overtreding van de regelementen kan u deelname aan de optocht per direct en in de toekomst worden ontzegd
  5. Bij kleinere overtredingen van de regelementen wordt u deelname aan de optocht ontzegd wanneer u in drie opéénvolgende jaren een officiële waarschuwing heeft ontvangen
  6. Officiële waarschuwingen zijn ter beoordeling van de K.O.IJ.
  7. U kunt protesteren tegen een officiële waarschuwing. Dit doet u schriftelijk aan de K.O.IJ. en binnen dertig dagen na ontvangst van de officiële, schriftelijke waarschuwing. Vervolgens ontvangt u binnen dertig dagen daarop een schriftelijke reactie van de K.O.IJ.

Bekend maken opstelling van de optocht

  1. De samenstelling van de optocht wordt een aantal dagen voor de optocht bekendgemaakt op www.koij.com en K.O.IJ. infolijn en sociale media.
  2. De K.O.IJ. doet al het mogelijke om muziek, wagens en loopgroepen zo goed mogelijk over de optocht te verdelen.
  3. De deelnemers aan de optocht worden in de volgende categorieën verdeeld:
    – Individueel of loopgroepen tot en met 10 personen
    – Loopgroepen van 11 tot 111 personen
    – Kleine praalwagens en loopgroepen met een gemotoriseerd voertuig
    – Grote praalwagens tot 111 personen
  4. De organisatie behoudt zich het recht voor om de opgegeven categorie te wijzigen, als zij vindt dat de betreffende
    deelnemer daar beter tot zijn/haar recht komt.

Jurering van optochtdeelnemers

  1. Een onafhankelijke jury beoordeelt de deelnemers aan de optocht aan de hand van een lijst met vooraf gestelde criteria
  2. De jury bestaat uit 3 tot 5 personen die geen enkele andere verbintenis hebben met de K.O.IJ. dan dat zij door het Bestuur van de K.O.IJ. zijn gevraagd tijdens de optocht op te treden als jurylid
  3. Op basis van de criterialijst krijgen deelnemers aan de optocht punten, het totaal van de punten bepaalt de prijswinnaars waarbij de deelnemer met het hoogste aantal punten de eerste prijs wint
  4. De 4 criteria waarop je beoordeeld wordt zijn:
    – Carnavalesk; Uitstraling carnavals vierders
    – Presentatie; voorbereiding, kleding en details
    – Orginaliteit; hebben jullie weer iets ludieks bedacht.
    – Actualiteit; lokaal, landelijk, thema K.O.IJ.
  5. Je krijgt punten aftrek voor het gebruik van alcohol en andere dranken in glas.
  6. De jury wordt ieder jaar opnieuw gekozen door de K.O.IJ.
  7. De uitslag is onherroepelijk en over de uitslag van de jury kan niet gediscussieerd en/of gecorrespondeerd worden met de jury en/of de organisatie K.O.IJ.
  8. De Publieksprijs wordt tijdens de optocht bepaald door het aanwezige publiek, die via een speciaal telefoonnummer kunnen stemmen op hun voorkeursdeelnemer. Hiervoor worden tijdens de optocht formulieren uitgedeeld.

Optochtherinnering, prijsverdeling en prijsuitreiking

  1. Iedere optochtdeelnemer ontvangt een herinnering aan de optocht.
  2. Het aantal herinneringen dat je ontvangt staat gelijk aan het aantal personen zoals je die op het inschrijfformulier hebt vermeld en is conform het betaalde inschrijfgeld.
  3. De prijswinnaars worden na de optocht rrond 18.00 uur op het festivalterrein op het kasteelpark bekend gemaakt.
  4. De toegekende prijs voor de prijswinnaars van de optocht kunnen op het festivalterrein op het kasteelpark bij de bekendmaking opgehaald worden.
  5. De prijs dient voor 1 april opgehaald te worden. Na deze datum komt de prijs te vervallen en kun je hier geen aanspraak meer op maken. Uiteraard doet de K.O.IJ. eerst zelf nog een aantal pogingen om de prijs te overhandigen.
  6. De uitslag van de prijswinnaars wordt gepubliceerd op www.koij.nl en via diverse social media
    1. Beschikbare prijzen per categorie:
      – Individueel of loopgroepen tot en met 10 personen
      – Grote loopgroepen van 11 tot 111 personen
      – Kleine praalwagens en loopgroepen met gemotoriseerd voertuig
      – Grote praalwagens tot 111 personen
      1. Eerste prijs: 55,00 euro
      2. Tweede prijs: 44,00 euro
      3. Derde prijs: 33,00 euro

      + 11,00 euro voor een aantal extra prijzen, niet aan categorie gebonden.
      Aan de overall meest opvallende of carnavaleske deelnemer(s) wordt een wisselbeker uitgereikt. De wisselbeker mag worden gehouden als deze in drie opeenvolgende jaren door dezelfde persoon of groep is gewonnen. Verder mag de wisselbeker worden behouden als deze in vijf niet opeenvolgende jaren door dezelfde persoon of groep gewonnen wordt.

Algemeen

  1. K.O.IJ. behoudt zich het recht voor deze reglementen, zonder opgaaf van reden en zonder vooraankondiging, te allen tijde aan te passen
  2. Wanneer aanpassingen worden gedaan in de reglementen, dan word je hier via de website koij.nl / koij.com en Facebook over geïnformeerd
  3. Voor vragen over de interpretatie van dit reglement kun je altijd contact met Stichting K.O.IJ. opnemen
  4. Deelnemende praalwagens aan de optocht in Montfoort op zondag worden vriendelijk, doch dringend verzocht rekening te houden met de zondagsrust in en om IJsselstein. Bij vertrek en bij terugkomst het dringende verzoek om via de kortst mogelijke route van en naar de standplaats te rijden. Het wordt zeer op prijs gesteld als de geluidsinstallatie alleen tijdens de optocht in Montfoort wordt gebruikt.