Optochtregelement Carnavalsoptocht Apestad
Inschrijven van deelnemers aan de optocht
- Inschrijfformulier wordt beschikbaar gesteld rond 11e van de 11e op www.koij.com. Deelnemers waarvan de organisatie over een email beschikt worden hier per email over geïnformeerd.
- Deelnemers waarvan de organisatie niet over een emailadres beschikt kunnen zich aanmelden voor deelname door het inschrijfformulier op koij.nl in te vullen en na ondertekenen aan de K.O.IJ. te versturen
- Je kunt het inschrijfformulier ook ophalen bij de secretaris van K.O.IJ. na de 11e van de 11e.
- Het inschrijfformulier dien je online in te vullen of volledig ingevuld en ondertekend mailen aan
secretariaat@koij.com - Het inschrijfgeld bedraagt 3 euro 50 per deelnemende persoon en dient via een online betaalverzoek
(alleen contante betaling wanneer het formulier uitgeprint wordt ingeleverd) te worden betaald. Wanneer het inschrijfgeld niet op tijd is ontvangen, dan behoud de KOIJ zich het recht voor om je deelname aan de optocht te weigeren. - Uiterste inschrijfdatum is 22 februari 2025 11:11 uur
- Inschrijvingen na deze datum worden niet meegenomen in de officiële optochtindeling. Je kunt dan niet deelnemen aan de Grote Optocht van Apestad.
- Er worden maximaal 55 startnummers uitgedeeld. Wanneer dit aantal is bereikt, dan wordt je inschrijving
geweigerd en kun je NIET deelnemen aan de optocht. - Door ondertekening en inschrijving voor de optocht verklaar je op de hoogte te zijn van dit reglement en het gestelde op het inschrijfformulier
10. Door ondertekening en inschrijving voor de optocht verklaar je akkoord te zijn met het gestelde op het inschrijfformulier en de optochtreglementen. - Over zaken, waarin dit reglement niet voorziet, neemt de organisatie ter plaatse een beslissing.
- Over beslissingen die door de organisatie ter plaatse worden genomen kan niet worden gediscussieerd.
Aanvang van de optocht
a. Aanvang opstellen van de optocht is om 11:30 uur op de Ruimtevaartbaan.
b. U dient zich uiterlijk om 12:00 uur aan te melden bij de door K.O.IJ. aangewezen optochtbegeleiders.
c. De optocht start om 12:30 uur.
d. U dient de Ruimtevaartbaan in te rijden vanaf de Televisiebaan (voor de optocht is dit het begin van de
Ruimtevaartbaan).
e. Aan het begin van de Ruimtevaartbaan kunt u zich aanmelden bij de bovengenoemde optochtbegeleiders
(zie punt 2b).
f. Deze optochtbegeleiders controleren uw eventuele WA-verklaring, brandblusser(s), aggregaat, technische
en algehele staat e.d. en zijn bevoegd zo nodig uw deelname te weigeren. Aan het begin van de Ruimtevaartbaan wordt van de bestuurders van trekkende voertuigen een verplichte blaastest (alcohol) afgenomen. Bij weigering wordt de chauffeur deelname aan de Optocht ontzegt en dient u zelf tijdig voor een vervanger te zorgen.
Opstelplaats en startnummers optochtdeelnemers
- De indeling van de Optocht wordt enkele dagen voorafgaand aan de Optocht bekend gemaakt. In principe staat de indeling vast en kan er niet van startplaats worden gewisseld, ook onderling ruilen van startplek is helaas niet mogelijk
Van de optochtbegeleiders krijg je het startnummer
Dit startnummer dien je duidelijk leesbaar mee te voeren aan de linkerzijde van de wagen of groep
Je dient je op te stellen op de door K.O.IJ. genummerde plaats die door bordjes op de stoep zijn aangegeven. Het nummer correspondeert met je startnummer
In de optocht rijdt / loop je mee onder dit startnummer. Zonder startnummer mag je je niet in de optocht bevinden.
Vaststellen en bekendmaken van de route
De route van de optocht vind je hier.
De optocht wordt ontbonden op de hoek Utrechtsestraat / Kerkstraat. Alle deelnemers op voertuigen en getrokken voertuigen / aanhangers verlaten hier het voertuig
Na het passeren van de Utrechtsepoort ter hoogte van John Karelse en het oprijden van Panoven is het niet langer toegestaan personen te vervoeren (uitzondering is de chauffeur). Hierop wordt door de politie streng gecontroleerd
Het meevoeren van personen na het punt van ontbinden leidt onherroepelijk tot een proces verbaal door de politie en een officiële waarschuwing door de K.O.IJ.
Afmetingen van de wagen
De maten van deelnemende wagens zijn:
Maximale breedte: 2,80 meter
Maximale lengte, exclusief trekkerdeel: 8 meter
Maximale hoogte, gemeten vanaf wegdek: 4 meterDeze maximale afmetingen zijn inclusief de meest uitstekende delen van de wagen
Je dient je aan deze afmetingen te houden. Na de controle door de optochtbegeleiders is het NIET toegestaan nog aanpassingen en/of veranderingen aan je deelname te doen
Bij het overschrijden van deze afmetingen wordt je deelname aan de optocht geweigerd
- Op je wagen dient een reling van 1,20 m. geplaatst te zijn en een valbeveiliging om te voorkomen dat kinderen er tussendoor kunnen vallen.
Op ieder gemotoriseerd voertuig dient een goedgekeurde brandblusser aanwezig te zijn.
Als er geen brandblusser aanwezig is (hier wordt op gecontroleerd), dient er verplicht een gehuurd te worden, de kosten hiervoor zijn 25,00 euro.De brandblusser wordt na de optocht ter hoogte van de Kerkstraat weer ingenomen, er vindt geen terugbetaling plaats van de huursom.
Verzekering en aansprakelijkheid
Iedereen die aan de optocht deelneemt, dient zelf verzekerd te zijn tegen wettelijke aansprakelijkheid.
Eenieder, die plaatsneemt op een carnavalswagen (d.w.z. aanhangwagen, (praal)wagen o.i.d.), dient tegen ongevallen verzekerd te zijn
Een meerijdend gemotoriseerd voertuig dient op de dag van de optocht minimaal W.A. verzekerd te zijn
De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enig letsel aan personen of schade c.q. beschadiging aan of vermissing van goederen, ontstaan tijdens de optocht, al dan niet veroorzaakt door of overkomen aan (één van de) deelnemers.
Veiligheid tijdens trekken van de optocht
Houd rekening met de hoogte van je wagen in verband met de spanningskabel boven de trambaan Overschrijding hiervan kan levensgevaarlijke situaties met zich meebrengen
Houd rekening met de breedte van je wagen in verband met de breedte van de straten, passeren van bollards/verkeerszuilen en de drukte in de binnenstad
Houd rekening met de lengte van je wagen. Te lange wagens komen onherroepelijk in de problemen bij verschillende bochten in de binnenstad
Vanaf de oploop van de Overtoom dienen alle praalwagens aan beide kanten te worden begeleidt door personen die van de wagens af komen. Bij de Plaats kunnen de begeleiders weer op de wagen plaats nemen. Ons dringende advies is om de gehele optocht begeleiders langs de wagens mee te laten lopen
Het materiaal en/of de voertuigen waarmee wordt deelgenomen dient in goede staat te zijn
Het is niet toegestaan de optocht op te houden. Gelieve het tempo van je voorganger(s) te volgen om te voorkomen dat er grote tussenruimten in de optocht ontstaan. Vooral in de Benschopperstraat, Utrechtsestraat, mogen de tussenruimten niet groter worden dan 10 meter. Het is toegestaan acts op te voeren, maar mag niet leiden tot oponthoud van de optocht
De organisatie houdt zich het recht voor om deelnemers die aanstootgevend zijn, in de vorm van geloof, ras, sekse, politieke voorkeur, afkomst of welke andere vorm dan ook, niet toe te laten tot de optocht of uit de optocht te verwijderen
Levende dieren zijn in de optocht niet toegestaan.
Confetti, strooigoed en stickers
Het is toegestaan in lichte mate te werken met serpentines en confetti, echter pas na het passeren van de Benschopperpoort
Het is verboden hiermee de bomen langs de route te “versieren”
Het gebruik van confettikanonnen is verboden
Confetti alleen in papiervorm en milieuvriendelijk is toegestaan. Dus geen reclamemateriaal, geplastificeerde materialen, hout, popcorn, enz.
- Het is niet toegestaan om stickers te plakken in openbare ruimtes, voorzieningen of op eigendommen van derden, zoals bijvoorbeeld (maar niet alleen) verkeersborden, lantaarnpalen, verkeerslichten, bushaltes, spoorwegovergangen, portieken, deuren/ramen, overige nutsvoorzieningen en dergelijke
Het overtreden van deze voorschriften brengt het voortbestaan van de optocht in gevaar
Bij overtreding worden de schoonmaakkosten op je verhaald (mogelijk à 2.000,00 euro)
Bezorg de toeschouwers geen ongemak of gevaar bijvoorbeeld door sproeien met water, confettikanonnen, serpentines of bovenmatig gebruik van rook/nevel, te harde muziek enz
Het is toegestaan etens- en snoepwaren uit te delen. In verband met de veiligheid van de toeschouwers is het niet toegestaan te strooien met etens- en snoepwaren.
Muziek en geluidsniveau
Door de deelnemers zelf meegevoerd geluid, bijvoorbeeld eigen boerenkapel, muziekinstallatie, enz. dient bij de organisatie vooraf gemeld te worden i.v.m. de indeling van de optocht
Het geluidsniveau dient niet hinderlijk te zijn voor het publiek en overige deelnemers (80-85dB)
Er dient uitsluitend carnavalsmuziek geproduceerd te worden. Andere muziekstijlen leidt tot puntenaftrek in de jurering
Het geluidsniveau wordt door de organisatie beoordeeld en gemeten. Wanneer de geluidsnorm wordt overschreden, dan word je hier op aangesproken door de organisatie en dien je het geluidsniveau aan te passen.
Gebruik van alcohol (NIX18)
Het in ruime mate nuttigen van alcohol is verboden. Maximaal vier zwak-alcoholische consumpties per deelnemer boven de 18 jaar zijn toegestaan
Het is personen onder de 18 jaar niet toegestaan om alcoholische dranken te nuttigen tijdens deelname aan de optocht
Het in lichte mate gebruiken van alcoholica om de kou te verdrijven is in beperkte mate toegestaan met uitzondering van chauffeurs, ook op de route kan hierop worden gecontroleerd d.m.v een blaastest
Drankgebruik dient beperkt te zijn en op gecamoufleerd te worden. Het gebruik van glaswerk in de
optocht is ten strengste verboden en wordt verwijderd. Het overtreden van dit verbod brengt het
voortbestaan van de optocht in gevaar. Bij constatering van het gebruik van glaswerk wordt u per direct uit de optocht verwijderd.Deelnemers aan de optocht in kennelijke staat van dronkenschap kunnen door de organisatie gevraagd worden de optocht te verlaten
Bij niet navolgen van deze regels volgen in samenwerking met de politie sancties en een officiële waarschuwing door de organisatie KOIJ.
Reclame, handel en collecte
Het meevoeren van reclame tijdens de optocht is toegestaan, mits voldaan wordt aan de verhouding 70% carnavalesk en 30% reclame
Bij twijfel aan de hoeveelheid reclame beslist de organisatie
Vooraf overleg hierover is altijd mogelijk, over een beslissing die tijdens de Optocht wordt genomen door de K.O.IJ. kan niet worden gediscussieerd
Voor het meevoeren van reclame wordt een vergoeding gevraagd van € 500,00 per inschrijving ter sponsoring van de optocht. Dit dient ter plaatste te worden voldaan aan de penningmeester
Indien hier niet aan wordt voldaan, kan de organisatie verwijdering van de reclame eisen of de deelname weigeren
Inzamelen van collecte wordt alleen gedaan door het KOIJ-Gilde, zij zijn herkenbaar aan hun logo, wagen en kleding. Voor deze collectie is door de Gemeente IJsselstein een vergunning afgegeven
Handel, verhandelen en/of collecteren in de optocht is niet toegestaan. Bij overtreding word je uit de optocht verwijderd.
Officiële waarschuwing en protest
Alle deelnemers aan de optocht volgen de aanwijzingen van de organisatie K.O.IJ., optochtbegeleiders, verkeersregelaars, BOA’s, politie, ambulancepersoneel, EHBO-ers of brandweer direct op
Niet nakomen van de optochtregelementen of het niet opvolgen van aanwijzingen zoals aangegeven hierboven leidt tot een officiële waarschuwing
Deze officiële waarschuwing kan je al tijdens de Optocht mondeling worden meegedeeld, en zal altijd schriftelijk aan je kenbaar gemaakt worden
Binnen 15 dagen na afloop van de optocht ontvang je de schriftelijke waarschuwing
- Wanneer je een officiële waarschuwing hebt ontvangen, dan wordt je uitgesloten van kans op een prijs
Bij grove overtreding van de regelementen kan je deelname aan de optocht in de toekomst worden ontzegd
Bij kleinere overtredingen van de regelementen word je deelname aan de optocht ontzegd wanneer je in drie opéénvolgende jaren een officiële waarschuwing hebt ontvangen
Officiële waarschuwingen zijn ter beoordeling van de K.O.IJ.
Je kunt protesteren tegen een officiële waarschuwing. Dit doe je schriftelijk aan de K.O.IJ. en binnen dertig dagen na ontvangst van de officiële waarschuwing. Vervolgens ontvang je binnen dertig dagen daarop een schriftelijke reactie van de K.O.IJ.
Tegen de uitslag van de optocht / jurering kan geen protest worden aangetekend.
Bekend maken opstelling van de optocht
De opstelling van de optocht wordt een aantal dagen voor de optocht bekendgemaakt op www.koij.nl en Facebook
De K.O.IJ. doet al het mogelijke om muziek, wagens en loopgroepen zo goed mogelijk over de optocht te verdelen
- De deelnemers aan de optocht worden in de volgende categorieën verdeeld:
• Individueel of loopgroepen tot en met 10 personen
• Loopgroepen van 11 tot 111 personen
• Kleine praalwagens en loopgroepen met een gemotoriseerd voertuig
• Grote praalwagens tot 111 personen
• Niet aan categorie gebonden. Het aantal kan per jaar variëren. De organisatie behoudt zich het recht voor om de opgegeven categorie te wijzigen, als zij vindt dat de betreffende deelnemer daar beter tot zijn/haar recht komt
- Na publicatie van de opstelling zijn er geen wijzigingen meer mogelijk, onderling ruilen van startnummers is niet toegestaan.
Jurering van optochtdeelnemers
Een onafhankelijke jury beoordeelt de deelnemers aan de optocht aan de hand van een lijst met vooraf gestelde criteria
De jury bestaat uit 3 tot 5 personen die geen enkele andere verbintenis hebben met de K.O.IJ. dan dat zij door het Bestuur van de K.O.IJ. zijn gevraagd tijdens de optocht op te treden als jurylid
Op basis van de criterialijst krijgen deelnemers aan de optocht punten, het totaal van de punten bepaalt de prijswinnaars waarbij de deelnemer met het hoogste aantal punten de eerste prijs wint
- De 4 criteria waarop je beoordeeld wordt zijn:
– Carnavalesk; Uitstraling carnavals vierders
– Presentatie; voorbereiding, kleding en details
– Orginaliteit; hebben jullie weer iets ludieks bedacht.
– Actualiteit; lokaal, landelijk, thema K.O.IJ. - Je krijgt punten aftrek voor het gebruik van alcohol en andere dranken in glas.
De jury wordt ieder jaar opnieuw gekozen door de K.O.IJ.
De uitslag is onherroepelijk en over de uitslag van de jury kan niet gediscussieerd en/of gecorrespondeerd worden met de jury en/of de organisatie K.O.IJ.
- De Publieksprijs wordt tijdens de optocht bepaald door het aanwezige publiek, die via een speciaal telefoonnummer kunnen stemmen op hun voorkeursdeelnemer. Hiervoor worden tijdens de optocht formulieren uitgedeeld.
Optochtherinnering, prijsverdeling en prijsuitreiking
Iedere optochtdeelnemer ontvangt een herinnering aan de optocht.
Het aantal herinneringen dat je ontvangt staat gelijk aan het aantal personen zoals je die op het inschrijfformulier hebt vermeld en is conform het betaalde inschrijfgeld.
De prijswinnaars worden na de optocht rond 17.00 uur op “De Plaats” bekend gemaakt.
De toegekende prijs voor de prijswinnaars van de optocht kunnen op “De Plaats” bij de bekendmaking opgehaald worden.
De prijs dient voor 1 april opgehaald te worden. Na deze datum komt de prijs te vervallen en kun je hier geen aanspraak meer op maken. Uiteraard doet de K.O.IJ. eerst zelf nog een aantal pogingen om de prijs te overhandigen.
De uitslag van de prijswinnaars wordt gepubliceerd op www.koij.nl en via diverse social media waaronder Facebook en Twitter.
Beschikbare prijzen per categorie:
– Individueel of loopgroepen tot en met 10 personen
– Grote loopgroepen van 11 tot 111 personen
– Kleine praalwagens en loopgroepen met gemotoriseerd voertuig
– Grote praalwagens tot 111 personen
1. Eerste prijs: 55,00 euro
2. Tweede prijs: 44,00 euro
3. Derde prijs: 33,00 euro
+ 11,00 euro voor een aantal extra prijzen, niet aan categorie gebonden.
Aan de overall meest opvallende of carnavaleske deelnemer(s) wordt een wisselbeker uitgereikt. De wisselbeker mag worden gehouden als deze in drie opeenvolgende jaren door dezelfde persoon of groep is gewonnen. Verder mag de wisselbeker worden behouden als deze in vijf niet opeenvolgende jaren door dezelfde persoon of groep gewonnen wordt.
Algemeen
K.O.IJ. behoudt zich het recht voor deze reglementen, zonder opgaaf van reden en zonder vooraankondiging, te allen tijde aan te passen
Wanneer aanpassingen worden gedaan in de reglementen, dan word je hier via de website koij.nl / koij.com en Facebook over geïnformeerd
Voor vragen over de interpretatie van dit reglement kun je altijd contact met Stichting K.O.IJ. opnemen
Indien je niet aan de reglementen of aanwijzingen van K.O.IJ.-leden houdt dan word je onherroepelijk uit de Optocht genomen
Deelnemende praalwagens aan de optocht in Montfoort op zondag worden vriendelijk, doch dringend verzocht rekening te houden met de zondagsrust in en om IJsselstein. Bij vertrek en bij terugkomst het dringende verzoek om via de kortst mogelijke route van en naar de standplaats te rijden. Het wordt zeer op prijs gesteld als de geluidsinstallatie alleen tijdens de optocht in Montfoort wordt gebruikt.
